10 червня 2026 року завершується п’ятирічний перехідний період, протягом якого громадяни України мали змогу оцифрувати свої паперові трудові книжки через Пенсійний фонд. Після цієї дати електронна форма стає пріоритетною для обліку трудового стажу, а паперові документи втрачають статус основного підтвердження трудової діяльності.
Про це розповідає Finway
Які зміни впроваджуються та для кого вони важливі
Реформа почалася ще у 2021 році, коли було визначено необхідність переносу відомостей про трудову діяльність до єдиного електронного реєстру застрахованих осіб. Це особливо актуально для тих, хто розпочав свою трудову діяльність до 1 січня 2004 року, оскільки саме записи у паперових трудових книжках підтверджують їхній стаж за цей період.
У 2004 році в Україні змінилася система обліку пенсійних прав – із набуттям чинності Закону «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» роботодавці почали подавати персоніфіковану звітність до Пенсійного фонду, а дані про стаж зберігаються в електронному вигляді. Тому тим, хто почав працювати після 2004 року, додатково оцифровувати книжку не потрібно.
Тобто, тим, хто почав свою трудову діяльність після 2004 року, оцифровувати трудову книжку не потрібно.
Порядок дій для оцифрування трудових книжок
Пенсійний фонд рекомендує роботодавцям, які зберігають паперові трудові книжки працівників, до 10 червня 2026 року відсканувати їх та завантажити через електронний кабінет ПФУ. Після оцифрування роботодавець має передати трудову книжку працівнику особисто під підпис.
Якщо трудова книжка вже знаходиться у працівника, або роботодавець не здійснив оцифрування, працівник може зробити це самостійно через портал електронних послуг або під час особистого звернення до Пенсійного фонду. Для цього потрібно:
- Відсканувати документи у кольоровому форматі з чітким відображенням усіх сторінок та реквізитів (назва, серія, номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника).
- Зберегти копії у форматах JPG або PDF, розміром до 1 МБ кожен.
- Авторизуватися на сайті ПФУ за допомогою КЕП або «Дія.Підпису».
- У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати вкладку «Відомості про трудові відносини», заповнити особисті дані та надати згоду на обробку персональної інформації.
- Завантажити сканкопії трудової книжки та натиснути «Підписати та відправити в ПФУ».
Статус поданої заяви можна відстежувати у розділі «Мої звернення» на порталі Пенсійного фонду.
Окрім трудової книжки, для підтвердження окремих періодів стажу дозволяється подавати скан-копії військового квитка, диплома про очне навчання (разом із додатком), свідоцтва про народження дитини (для жінок), а у разі зміни ПІБ – відповідні підтверджуючі документи (наприклад, свідоцтво про шлюб).
Що робити, якщо не встигли оцифрувати книжку
Після 10 червня 2026 року можливість оцифрувати трудову книжку залишатиметься, однак відкладати цю процедуру не рекомендується. У разі втрати чи пошкодження паперового документа підтвердити стаж за період до 2004 року стане складніше – доведеться звертатись до архівів або навіть до суду.
Водночас у Пенсійному фонді підкреслюють, що за несвоєчасне оцифрування трудової книжки штрафів, санкцій чи анулювання стажу не передбачено.
Станом на 2 червня 2026 року в Україні вже оцифровано понад 10 мільйонів трудових книжок, залишилось опрацювати ще близько 1,5 мільйона документів.