10 июня 2026 года завершается пятилетний переходный период, в течение которого граждане Украины имели возможность оцифровать свои бумажные трудовые книжки через Пенсионный фонд. После этой даты электронная форма становится приоритетной для учета трудового стажа, а бумажные документы теряют статус основного подтверждения трудовой деятельности.
Об этом сообщает Finway
Какие изменения внедряются и для кого они важны
Реформа началась еще в 2021 году, когда была определена необходимость переноса сведений о трудовой деятельности в единый электронный реестр застрахованных лиц. Это особенно актуально для тех, кто начал свою трудовую деятельность до 1 января 2004 года, поскольку именно записи в бумажных трудовых книжках подтверждают их стаж за этот период.
В 2004 году в Украине изменилась система учета пенсионных прав – с вступлением в силу Закона «О обязательном государственном пенсионном страховании» работодатели начали подавать персонифицированную отчетность в Пенсионный фонд, а данные о стаже хранятся в электронном виде. Поэтому тем, кто начал работать после 2004 года, дополнительно оцифровывать книжку не нужно.
То есть, тем, кто начал свою трудовую деятельность после 2004 года, оцифровывать трудовую книжку не нужно.
Порядок действий для оцифровки трудовых книжек
Пенсионный фонд рекомендует работодателям, которые хранят бумажные трудовые книжки работников, до 10 июня 2026 года отсканировать их и загрузить через электронный кабинет ПФУ. После оцифровки работодатель должен передать трудовую книжку работнику лично под подпись.
Если трудовая книжка уже находится у работника, или работодатель не осуществил оцифровку, работник может сделать это самостоятельно через портал электронных услуг или во время личного обращения в Пенсионный фонд. Для этого нужно:
- Отсканировать документы в цветном формате с четким отображением всех страниц и реквизитов (название, серия, номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца).
- Сохранить копии в форматах JPG или PDF, размером до 1 МБ каждый.
- Авторизоваться на сайте ПФУ с помощью КЭП или «Дія.Підпису».
- В разделе «Коммуникации с ПФУ» выбрать вкладку «Сведения о трудовых отношениях», заполнить личные данные и предоставить согласие на обработку персональной информации.
- Загрузить сканкопии трудовой книжки и нажать «Подписать и отправить в ПФУ».
Статус поданного заявления можно отслеживать в разделе «Мои обращения» на портале Пенсионного фонда.
Кроме трудовой книжки, для подтверждения отдельных периодов стажа разрешается подавать скан-копии военного билета, диплома о очном обучении (вместе с приложением), свидетельства о рождении ребенка (для женщин), а в случае изменения ФИО – соответствующие подтверждающие документы (например, свидетельство о браке).
Что делать, если не успели оцифровать книжку
После 10 июня 2026 года возможность оцифровать трудовую книжку останется, однако откладывать эту процедуру не рекомендуется. В случае потери или повреждения бумажного документа подтвердить стаж за период до 2004 года станет сложнее – придется обращаться в архивы или даже в суд.
В то же время в Пенсионном фонде подчеркивают, что за несвоевременное оцифрование трудовой книжки штрафов, санкций или аннулирования стажа не предусмотрено.
Состоянием на 2 июня 2026 года в Украине уже оцифровано более 10 миллионов трудовых книжек, осталось обработать еще около 1,5 миллиона документов.