Упровадження електронних трудових книжок в Україні мало на меті спростити фіксацію трудового стажу та зменшити бюрократичні складнощі під час оформлення пенсій. Проте на практиці цифровізація не усунула всіх старих проблем, а в деяких випадках навіть ускладнила підтвердження стажу.
Про це розповідає Finway
Як електронна трудова книжка впливає на облік стажу
З 10 червня 2021 року набрав чинності закон №1217-ІХ, який регламентує поступовий перехід до електронного обліку трудової діяльності. Україна планує остаточно відмовитися від паперових трудових книжок до червня 2026 року. Однак, як свідчить практика, Пенсійний фонд України не завжди визнає стаж, навіть якщо трудові документи вже переведені у цифровий формат.
Основною причиною відмови у зарахуванні стажу є те, що помилки з паперових трудових книжок часто автоматично переносяться до електронного реєстру. Під час перевірки сканованих копій система фіксує будь-які неточності або розбіжності, які можуть призвести до відмови у зарахуванні записів про трудову діяльність.
Поширені проблеми та нові законодавчі зміни
Серед найчастіших причин відмови — помилки в особистих даних, порушення чи пропуски у нумерації записів, виправлення в документах, неправильні дати, використання римських замість арабських цифр та різні види чорнила. Такі випадки розглядаються як порушення Інструкції №58 і вимагають додаткового підтвердження стажу.
У разі відмови громадянам необхідно звертатися до колишніх роботодавців, їхніх правонаступників або архівних установ для отримання підтверджуючих документів. Після отримання відповідних матеріалів їх слід повторно оцифрувати та подати до Пенсійного фонду через електронний портал або особисто у відділеннях.
“Експерти радять не відмовлятися від паперових трудових книжок, адже вони залишаються важливим резервним джерелом підтвердження трудового стажу у спірних випадках”.
Особливої уваги потребують документи за період до 1 січня 2004 року. Якщо записи за цей період відсутні або містять помилки, стаж можна підтвердити іншими доказами: довідками про роботу, виписками із зарплатних відомостей, копіями трудових договорів та іншими офіційними документами. Подання сканованих копій має відповідати вимогам постанови ПФУ №11-1 від 12.03.2021.
Варто зазначити, що 9 квітня 2026 року був ухвалений новий законопроєкт №13705-д, що спрощує процедуру підтвердження стажу. Відтепер, якщо дані вже містяться у державних реєстрах, Пенсійний фонд не має права вимагати додаткові довідки. Крім того, працівники фонду зобов’язані не лише надавати відмови, а й надавати роз’яснення щодо порядку підтвердження стажу та допомагати громадянам з оформленням документів.